สิ่งที่ตามมาคือหากจะนำเอามาตรฐานฉบับดังกล่าวมาใช้ในองค์กรของเรา จะมีวิธีการและขั้นตอนการปฏิบัติอย่างไรบ้าง และการวางระบบหรือการจัดทำระบบมีความยุ่งยากมากแค่ไหน เพื่อให้ผู้ที่จะวางระบบและการจัดทำระบบขององค์กรที่สนใจทราบแนวทางและขั้นตอนการวางระบบอย่างง่าย ผู้เขียนขอเสนอและแนะนำแนวทางการปฏิบัติจริงแบบง่ายๆดังต่อไปนี้
ความมุ่งมั่นของผู้บริหารสูงสุด (TOP MANAGEMENT COMMITMENT)
แน่นอนการที่องค์กรจะทำอะไรสักอย่างหนึ่งถ้าผู้บริหารสูงสุดไม่ไฟเขียว หรือส่งสัญญาณให้ชัดเจน ความสำเร็จจะเกิดขึ้นยากมาก ในขั้นตอนแรกนั้นผู้บริหารสูงสุดขององค์กรที่จะทำระบบจะต้องแสดงออกถึงความมุ่งมั่นตั้งใจที่จะนำเอา มาตรฐานระบบการบริหารจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย ISO 45001:2018 มาใช้และจะต้องสื่อสารให้ทั่วถึงทั้งองค์กร ทุกกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย โดยสามารถใช้เทคนิคช่องทางวิธีการต่างๆได้หลายๆช่องทาง เช่น การสื่อสารโดย ผู้บริหารสูงสุดเป็นผู้พูดหรือปราศรัย, การออกเป็นสาส์นจากผู้บริหารสูงสุด, การส่งข้อความสั้นๆ(SMS) ,การติดบอร์ดข่าวสาร,การใช้ Social Media เช่น LINE, FACEBOOK, INSTAGRAM,TWITTER เป็นต้น โดยการแสดงออกในขั้นตอนนี้ หากดำเนินการอย่างสม่ำเสมอ ต่อเนื่อง จะเป็นการแสดงความมุ้งมั่นและสั่งเสริม รวมทั้งสร้างบรรยากาศ ให้เกิดการจัดทำระบบได้สำเร็จได้อย่างรวดเร็ว
ทำความรู้จักกับมาตรฐานISO 45001:2018 ให้ลึกซึ้งและเข้าใจ
ดูเหมือนขั้นตอนนี้ ได้ถูกละเลยไปในบางองค์กร ซึ่งเป็นขั้นตอนที่สำคัญมากเพราะการเรียนรู้และการทำความรู้จักกับมาตรฐาน จะทำให้ผู้ที่รับผิดชอบในการวางระบบมีความเข้าใจ รู้ถึงเจตนารมณ์และหลักการความต้องการของมาตรฐาน เวลาจัดวางระบบจะจัดทำได้ง่ายและครบถ้วน ที่สำคัญการวางระบบจะวางได้สอดคล้องครบถ้วนตามมาตรฐานที่กำหนดไว้ ส่วนผู้เกี่ยวข้องหน่วยงานอื่นๆ หากได้ทำการรู้จักกับมาตรฐานฉบับนี้ก็จะเกิดความเข้าใจและสามารถมีส่วนร่วม ในการจัดทำระบบและตอบสนองต่อระบบได้อย่างเข้าใจ ลดแรงต้านจากความไม่เข้าใจตามเจตนารมณ์และความต้องการของมาตรฐานดังกล่าวลงได้ โดยวิธีการทำความรู้จักมาตรฐานดังกล่าวจะใช้การฝึกอบรม,ศึกษาด้วยตัวเอง,มีผู้เชียวชาญมาแนะนำให้ เป็นต้น
กำหนดทีมงานและคณะทำงาน เพื่อจัดทำในการวางระบบ (STEERING COMMITTEE)
แน่นอนในการเริ่มทำโครงการใหม่ๆ การที่จะทำให้ทุกๆหน่วยงาน หรือทุกๆคนในองค์กรมีความเข้าใจและเข้ามามีส่วนร่วมพร้อมกันทั้งหมดเป็นไปได้ยากและที่สำคัญแต่ละหน่วยงานแต่ละคน จะมีภารกิจมากมายหลายด้าน แนวทางที่จะทำให้มีทีมงานมาจัดทำและวางระบบในช่วงเริ่มต้นคือ การจัดตั้งคณะทำงานในการจัดทำระบบขึ้นมา (STEERING COMMITTEE) โดยภารกิจของคณะทำงานนี้ คือวางระบบการบริหารการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัยตามมาตรฐาน ISO 45001:2018 ให้เกิดขึ้นในองค์กร โดยเทคนิคการตั้งคณะทำงานให้ประสบความสำเร็จ คือควรมีตัวแทนมาจากทุกส่วนงาน ( ALL FUNCTION) เพื่อให้เกิดการมีส่วนร่วมและช่วยให้การออกแบบและการวางระบบได้ครอบคลุมครบถ้วนทั่วถึงทุกส่วนงานภายในองค์กร
กำหนดผู้แทนผู้บริหารสูงสุดในการวางระบบ (MANAGEMENT REPRESNTAIVE : MR)
ในมาตรฐานนี้ ISO 45001:2018 ไม่ได้กำหนดชัดๆว่าต้องมีตำแหน่งนี้ แต่ในความเป็นจริงของการจัดทำระบบใดๆ ก็ตาม องค์กรจำเป็นจะต้องมีผู้แทนของผู้บริหารสูงสุด เพื่อเป็นจุดศูนย์รวมของการสร้างและการจัดทำรวมทั้งบริหารระบบเมื่อมีการจัดวางระบบสำเร็จแล้ว เพราะผู้บริหารสูงสุดมีภารกิจในการบริหารจัดการธุรกิจขององค์กร การเข้ามากำกับดูแลติดตามอย่างใกล้ชิดอาจจะมีข้อจำกัดด้านเวลา การมีผู้ช่วยมาบริหารจัดการเพื่อให้มีระบบหรือเพื่อให้ระบบมีการดำเนินการอย่างต่อเนื่องจึงมีความจำเป็น โดยในทางปฏิบัติตำแหน่งนี้สามารถมอบหมายให้หัวหน้าหน่วยงานความปลอดภัย หรือเจ้าหน้าที่ความปลอดภัยระดับชีพ ปฏิบัติหน้าที่ในตำแหน่งนี้ได้
กำหนด ROADMAP และแผนการดำเนินการให้ชัดเจน
ในการจัดทำระบบอาชีวอนามัยและความปลอดภัยตามมาตรฐาน ISO 45001:2018 มีรายละเอียดและกิจกรรมการดำเนินงานค่อยข้างมาก ฉะนั้นสิ่งที่องค์กร จะต้องจัดทำอย่างน้อย 2 อย่างคือ การกำหนด ROADMAP ว่าจะให้มีระบบหรือสร้างระบบให้แล้วเสร็จเมื่อไหร่ วันไหน ช่วงไหน โดย ROADMAP จะช่วยให้ทุกหน่วยงานรับรู้ร่วมกัน อีกอย่างหนึ่งที่ต้องดำเนินการคือการกำหนดแผนการดำเนินการ (ACTION PLAN) เป็นแผนการดำเนินงานที่ลงรายละเอียดที่จะปฏิบัติ ตามช่วงเวลาที่เรากำหนดของการจัดวางระบบ ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นแผนรายปี หรือแผนงานจนกว่าจะจัดวางระบบสำเร็จ แผนนี้หากจัดทำได้ครบถ้วนสมบูรณ์ ทุกหน่วยงานจะได้ตอบสนองได้อย่าง ถูกต้องครบถ้วน ตามกรอบเวลาที่กำหนดไว้
การควบคุมให้ดำเนินการตามแผน (OPERATIONAL CONTROL)
ในขั้นตอนนี้ผู้มีหน้าที่ทุกส่วนงานทุกๆคน จะต้องควบคุมกำกับการดำเนินงานให้เป็นไปตามแผนงาน (ACTION PLAN) เพื่อให้บรรลุตาม ROAD MAP ที่องค์กร กำหนดไว้ โดยในขั้นตอนนี้ ผู้แทนฝ่ายบริหาร (MR) และคณะทำงานจะต้องประสานงานกับทุกหน่วยงานอย่างใกล้ชิด
การวัดผลและติดตามการจัดทำระบบ ISO 45001: 2018
เมื่อองค์กร ได้มีการจัดทำหรือวางระบบตามมาตรฐาน ISO 45001: 2018 ตามแผนการดำเนินงาน ( ACTION PLAN ) แล้ว เมื่อถึงช่วงเวลาที่เหมาะสม องค์กร จะต้องมีการวัดผล ความคืบหน้าหรือติดตามผลการดำเนินงาน ว่าการจัดทำระบบมีความคืบหน้าไปมากน้อยแค่ไหน โดยเบื้องต้นขณะทำการจัดวางระบบสามารถวัดและติดตามผลเทียบกับแผนการดำเนินงาน ( ACTION PLAN )ได้โดยผลจากการวัดและติดตามผล จะช่วยให้ผู้เกี่ยวข้องทราบความคืบหน้า ปัญหาอุปสรรค และความสำเร็จได้ การละเลยหากไม่มีการวัดและประเมินผล ผู้บริหารหรือผู้เกี่ยวข้องก็จะไม่ทราบสถานะ การจัดทำระบบว่าคืบหน้าไประดับใด
การสร้างบรรยากาศการจัดทำระบบ ISO 45001: 2018
ในการจัดทำระบบตามมาตรฐาน ISO 45001: 2018 จะต้องอาศัยความร่วมมือจากทุกส่วนงานซึ่งมีผู้เกี่ยวข้องทั้งพนักงานและผู้บริหารขององค์กร แน่นอนบุคคลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องจะมีความรู้สึก เคร่งเครียดหรือวิตกกังวลต่อกิจกรรมการดำเนินงานที่ได้รับมอบหมาย การสร้างบรรยากาศในองค์กร ในระหว่างการจัดการระบบจะช่วยผ่อนคลาย และ สร้างการรับรู้ถึงความคืบหน้า ของการจัดทำระบบ กิจกรรมนี้จะส่งผลต่อจิตใจของทุกๆคน รวมทั้งการสร้างความภาคภูมิใจร่วมกันของผู้ที่เกี่ยวข้อง โดยหลักการสร้างระบบจะต้องเป็นการสร้างบรรยากาศในองค์กรให้เป็นเชิงบวก
ผู้บริหารระดับสูงและผู้บริหารสูงสุด จะต้องประชุมติดตามความคืบหน้า
ถึงแม้ว่าผู้บริหารสูงสุดจะมีผู้แทนฝ่ายบริหาร และคณะทำงานในการจัดทำระบบแล้วก็ตาม การลงมาเป็นประธานในการประชุมติดตาม เพื่อรับทราบผลการดำเนินงาน การจัดทำระบบ ISO 45001:2018 ของผู้บริหารสูงสุดและผู้บริหารระดับสูง จะช่วยให้รับทราบถึงสถานะและผลการดำเนินการในทุกๆ ด้าน หากมีความผิดปกติที่จะส่งผลต่อการไม่เป็นไปตามแผนการดำเนินการ ทางผู้บริหารสูงสุดและผู้บริหารระดับสูงจะได้พิจารณา สั่งการมอบหมายให้มีการดำเนินการปรับปรุงหรือดำเนินการให้ระบบมีความพร้อมมากที่สุด
การยื่นขอการรับรอง
เมื่อองค์กรได้จัดทำระบบ ISO 45001:2018 จนครบถ้วนตามข้อกำหนดแล้ว องค์กรก็จะต้องพิจารณา ติดต่อให้บริษัทที่ให้บริการการตรวจประเมินเพื่อการรับรองระบบ (CERTIFICATION BODY : CB) เข้ามาตรวจประเมินระบบการจัดการ ISO 45001:2018 ขององค์กร หากผลการตรวจจากบริษัทการตรวจประเมิน องค์กรมีระบบการจัดการตามมาตรฐาน ISO 45001:2018 ครบถ้วน นั้นหมาย ความว่าองค์กรมีระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัยตามมาตรฐาน ISO 45001:2018 บริษัทผู้ตรวจประเมิน ก็จะออกใบรับรองให้กับองค์กร โดยปกติจะมีอายุการรับรอง 3 ปี
หลังจากทราบแนวทางและขั้นตอนการจัดวางระบบการบริหารจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย ภาคปฏิบัติไปแล้วนั้น คราวนี้มาดูรายละเอียด ของข้อกำหนดตามมาตรฐาน ISO45001:2018 ในแต่ละข้อ ว่าองค์กรต้องดำเนินการอะไรบ้าง
ข้อที่ 1. SCOPE (ขอบเขต)
ข้อกำหนดนี้บ่งบอกให้ทราบถึง ขอบเขตการใช้มาตรฐาน สำหรับการบริหารจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัยฉบับนี้ ทุกองค์กรสามารถนำไปวางระบบได้ เพื่อให้องค์กรบรรลุ ผลลัพธ์การดำเนินธุรกิจ และพัฒนาปรับปรุงผลการดำเนินการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย เพื่อให้สอดคล้องกับกฎหมาย และข้อกำหนดต่างๆที่เกี่ยวข้องและบรรลุวัตถุประสงค์ด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัย
ข้อที่ 2. NORMATIVE REFERENCE (เอกสารอ้างอิง)
มาตรฐาน ISO45001:2018 ไม่มีเอกสารอ้างอิงเป็นมาตรฐานที่องค์กรมาตรฐานระหว่างประเทศประกาศขึ้นมาเป็นฉบับแรก
ข้อที่ 3. TERMS AND DEFINITIONS
ข้อกำหนดของมาตรฐานการจัดการ ISO45001:2018 ฉบับแรกนี้กำหนดคำนิยามและคำศัพท์ไว้ทั้งหมด 37 คำ โดยหากในเนื้อหาของมาตรฐานคำใดที่มีความเข้าใจที่แตกต่างกัน ให้ใช้ความหมายของคำนิยามที่มาตรฐานกำหนดไว้เป็นเกณฑ์ ข้อนี้องค์กรควรเขียนคำนิยามไว้เป็นเอกสารอ้างอิงของการจัดทำระบบโดยระบุไว้ใน คู่มือการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย
ข้อที่ 4. CONTEXT OF THE ORGANIZATION (บริบทองค์องค์กร)
ข้อกำหนดของมาตรฐาน ISO45001:2018 กำหนดให้องค์กรจะต้องดำเนินการ 4 เรื่องด้วยกันดังต่อไปนี้
- สำรวจประเด็นภายในและภายนอกขององค์กร ที่จะมีผลกระทบต่อระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย
- สำรวจความต้องการ ความคาดหวัง ของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัย
- กำหนดขอบเขตการจัดทำระบบอาชีวอนามัยและความปลอดภัย ขององค์กรหรือสถานประกอบการ
- กำหนดแนวทางการจัดทำระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัยขององค์กร
โดยในข้อกำหนดที่ 4 นี้ ให้จัดทำแบบฟอร์มการสำรวจประเด็น ภายใน, ภายนอก และความต้องการความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัย และเขียนเอกสารสารสนเทศเพื่อการกำหนดขอบเขตการจัดทำระบบให้ชัดเจน
ข้อที่ 5. LEADERSHIP AND WORKER PARTICIPATION (ความเป็นผู้นำและการมีส่วนร่วม)
ในข้อกำหนดนี้ ให้องค์กรจัดทำและวางระบบที่สะท้อนประเด็นหลักๆที่มาตรฐานกำหนดไว้ 4 เรื่องดังนี้
- กำหนดความมุ่งมั่นของผู้นำและผู้บริหารด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัยโดยจะต้องกำหนดให้ชัดว่าจะเน้นอะไร จะทำอะไรและแสดงออกอย่างไรให้เป็นรูปธรรม
- ผู้บริหารสูงสุดต้องกำหนดนโยบายอาชีวอนามัยและความปลอดภัยและสื่อสารให้ทั่วถึงทั้งองค์กร
- ผู้บริหารทุกระดับจะต้องกำหนดโดยสร้างการบริหาร บทบาท อำนาจ หน้าที่ ความรับผิดชอบ ด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัยของผู้บริหารและพนักงานทุกระดับทุกตำแหน่ง
- ต้องกำหนดวิธีการขั้นตอนการเข้ามามีส่วนร่วมในด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัยของพนักงาน
ข้อที่ 6. PLANNING (การวางแผน)
ในข้อกำหนดนี้ ให้องค์กรวางแผนการดำเนินงานด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัย 2 เรื่องหลักๆดังนี้
- วางแผนดำเนินการจัดการความเสี่ยงและโอกาสด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัย ทั้งความเสี่ยงในองค์กร และความเสี่ยงด้านการบริหารจัดการ
- กำหนดวัตถุประสงค์เป้าหมายและแผนการดำเนินการปฏิบัติ
- โดยองค์กรต้องกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัยให้ชัดเจน สอดคล้องกับ ความเสี่ยงและโอกาสขององค์กร รวมทั้งกำหนดแผนการดำเนินการ ทรัพยากรและผู้รับผิดชอบให้ชัดเจน
ข้อที่ 7. SUPPORT (การสนับสนุน)
ในข้อกำหนดนี้ องค์กรจะต้องจัดทำกิจกรรมที่สำคัญ รวมทั้งหมด 5 เรื่องดังนี้
- กำหนดทรัพยากรที่จำเป็นในการจัดทำระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย ให้เพียงพอ เหมาะสม พร้อมใช้งานใน เช่น งบประมาณ บุคลากร อุปกรณ์ต่างๆ เป็นต้น
- กำหนดความรู้ความสามารถบุคลากรทุกระดับทุกตำแหน่ง เพื่อที่จะดำเนินการตามระบบการจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย ที่กำหนดไว้
- การสร้างจิตสำนึกด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัยให้กับบุคลากรในองค์กร โดยวิธีการที่เหมาะสมกับกลุ่มต่างๆ
- จัดทำระบบการสื่อสาร ด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัยภายในองค์กรและภายนอกองค์กรให้สะดวก ทั่วถึง และมีการปฏิบัติอย่างสม่ำเสมอ
- จัดทำเอกสาร สารสนเทศ ด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัยเพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องใช้ปฏิบัติตามระบบที่มีการออกแบบหรือวางระบบไว้ รวมทั้งต้องมีการควบคุมจัดการเอกสารสารสนเทศให้มีความทันสมัย
ข้อที่ 8. การปฏิบัติงาน (OPERATION)
ในข้อกำหนดข้อนี้ องค์กรจะต้อง ดำเนินการอยู่ 2 เรื่องหลักๆดังนี้
- การวางแผนและการควบคุมการดำเนินงาน เพื่อให้เกิดอาชีวอนามัยและความปลอดภัยที่เหมาะสมของหน่วยงานต่างๆในองค์กร โดยให้ใช้ข้อมูลของความเสี่ยงและโอกาสด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัยขององค์กรเป็นฐานข้อมูลในการพิจารณา โดยเน้นการกำจัดอันตราย, และการลดความเสี่ยง,การบริหารจัดการความเปลี่ยนแปลง,การจัดซื้อจัดจ้าง,การควบคุมผู้รับเหมาและการควบคุมผู้รับจ้างเหมาช่วง(OUTSOURCE)
- การเตรียมความพร้อมการตอบสนองต่อเหตุฉุกเฉิน โดยในข้อนี้องค์กรต้องจัดทำมาตรการ การรับมือกับเหตุฉุกเฉินในรูปแบบต่างๆที่มีโอกาสเกิดขึ้นในองค์กร โดยเน้นทั้งมาตรการก่อนเกิดเหตุการณ์,ขณะเกิดเหตุการณ์และหลังเหตุการณ์สงบหรือยุติลง นอกจากนี้จะต้องมีการฝึกซ้อมแผนหรือมาตรการต่างๆ ให้เกิดทักษะและเกิดความชำนาญ
ข้อที่ 9. PERFORMANCE EVALUATION (การประเมินสมรรถนะ)
ในข้อนี้ องค์กรจะต้องดำเนินการอยู่ 3 เรื่องหลักๆด้วยกันคือ
- การติดตาม วัดผล การวิเคราะห์และการประเมินด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัย เพื่อทราบว่าสถานะต่างๆ อยู่ที่ระดับใดมีข้อจำกัด หรือปัญหาอุปสรรคอยู่ที่จุดใด การแก้ไขปัญหาจึงจะดำเนินการได้ทันท่วงทีและถูกต้องตรงประเด็น
- การตรวจติดตามภายใน เพื่อให้รู้สถานะความครบถ้วนสมบูรณ์ของระบบการจัดการ ด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัยตามข้อกำหนดทุกข้อ เพื่อที่จะได้นำข้อบกพร่องของระบบไปสู่การแก้ไข ต่อไป
- การประชุมทบทวนการจัดการ โดยในข้อนี้ผู้บริหารสูงสุด และผู้บริหารทุกระดับจะต้อง ประชุมทบทวนผลการดำเนินงาน ด้านอาชีวอนามัยและความปลอดภัยในทุกๆข้อที่ได้ดำเนินการ เพื่อให้ฝ่ายบริหารทราบถึงผลการดำเนินการ และความคืบหน้าต่างๆ โดยความถี่ของการประชุมขึ้นอยู่กับองค์กรเป็นผู้กำหนด รวมทั้งรูปแบบวิธีการ ประชุมด้วย เช่นกัน
ข้อที่ 10. INPROVEMENT (การปรับปรุง)
ในข้อกำหนดนี้ มาตรฐานเน้นให้องค์กรมีการพัฒนาปรับปรุง ระบบการบริหารจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัย โดยเน้น 3 ด้านดังนี้
- การดูผลลัพธ์ของระบบการบริหารจัดการอาชีวอนามัยและความปลอดภัยหากไม่เป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนดก็จะต้องตัดสินใจดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่ง เพื่อนำไปสู่การพัฒนา/ปรับปรุง ให้ดีขึ้น
- การจัดการกับสิ่งที่เป็นข้อบกพร่อง,ปัญหา และความไม่สอดคล้องต่างๆ เช่นอุบัติเหตุ/อุบัติการณ์ เป็นต้น เพื่อเป้าหมายหลักคือการไม่ให้เกิดปัญหานี้เกิดขึ้นซ้ำ
- การพัฒนาระบบอย่างสม่ำเสมอ โดยเน้นให้เหมาะสมกับองค์กร
โดยทั้งหมดที่กล่าวมาเป็นภาพรวมที่สำคัญๆ เพื่อให้เกิดความเข้าใจในลำดับขั้นของการจัดทำระบบ รวมทั้งสรุปสาระสำคัญหลักๆ ที่มาตรฐานได้มีการกำหนดเอาไว้ หากต้องการที่จะจัดทำระบบตามมาตรฐาน ISO45001:2018 ผู้เขียนขอเสนอให้องค์กร ค้นหารายละเอียดเพิ่มเติม เพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึกในการนำมาจัดวางระบบที่สมบูรณ์ต่อไป
บทความโดย : วชิรวิชญ์ มธุรสสุวรรณ